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O365 – Limitare invio di email per uno specifico utente

Una delle richieste che spesso un system administator riceve dal management aziendale comprende il dover limitare o bloccare temporaneamente l’invio di e-mail all’esterno dell’organizzazione per uno specifico utente o gruppo.

Effettuare questo task in Office 365 non è difficile e per completarlo basta creare delle regole per la gestione del flusso delle e-mail e la parte complicata del lavoro resta il dover spiegare all’utente che gli è stata limitata la possibilità di inviare messaggi di posta elettronica.

In questo articolo voglio illustrare come limitare l’invio di e-mail ma lo stesso procedimento può essere utilizzato per, solo per citarne alcuni, inserire un alert per le mail provenienti dall’esterno o modificare l’oggetto di e-mail.

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Office 365: Disabilitare i Messaggi Secondari (Exchange Online Clutter)

Nelle scorse settimane agli utenti Office 365 (Exchange Online) è stata aggiunta un’utile funzione funzione chiamata “Messaggi Secondari“. Messaggi ricevuti ma considerti a bassa priorità da un sistema di riconoscimento automatico che tiene conto delle preferenze dell’utilizzatore, vengono spostati in un’apposita cartella denominata appunto “Messaggi Secondari”.

Outlook-office-365-messaggi-secondari

Copio integralmente il messaggio di presentazione inviato da Microsoft:

È stata aggiunta una nuova fantastica funzionalità che filtra i messaggi di posta elettronica con priorità bassa, per consentirti di dedicare più tempo ai messaggi più importanti. Si chiama Messaggi secondari.

Messaggi secondari rileva le tue attività passate per determinare i messaggi che probabilmente ignorerai. Quindi li sposta nella cartella Messaggi secondari. Usa la posta elettronica come al solito e Messaggi secondari capirà quali messaggi non sono importanti per te. Di tanto in tanto, Messaggi secondari sbaglia. Puoi spostare i messaggi identificati erroneamente come secondari nella cartella Posta in arrivo e Messaggi secondari lo terrà presente.

Purtroppo il sistema di riconoscimento automatico dei messaggi non sempre è perfetto e molti utenti mi hanno chiesto di disattivare questa funzione. Come fare?

Metodo 1: utilizzando la Webmail

Questo primo metoto è il più semplice. La funzione dei messaggi secondari non è un obbligo e ogni utente può attivarla / disattivarla quando vuole. Per farlo è sufficiente passare della webmail. Purtroppo non è possibile disattivarla dai client di posta come Outlook o Windows Mail per citarne due.

Messaggi Seocndari 1

Fig.1: Cosa sono i messaggi secondari? Lo spiega Microsoft.

Nella webmail è presente apposita area “Opzioni“. Tra quelle in elenco è impossibile non notare quella dei Messaggi Secondari come in Fig.2. Potete personalizzarla come meglio credete.

Messaggi Secondari Opzioni

Fig.2: Opzioni di funzionamento per i messaggi secondari.

Metodo 2: utilizzando Powershell (per admin)

Alcuni utenti invece sono pigri e chiedono direttamente all’amministraotre di rete di disattivare i messaggi secondari (come nel mio caso). Utilizzando la Powershell si possono disattivare senza difficoltà, è sufficiente seguire la procedura qui sotto che è funzionate al 100% (provata di persona). Purtroppo non esiste una strada grafica se non utilizando il metodo 1.

Collegarsi con Powershell a Office 365

Come primo passo eseguiamo la Powershell come amministraore e colleghiamoci a Office 365 (Exchange Online):

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

$UserCredential = Get-Credential

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Disattivare i Messaggi Secondari

Ora è sufficiente sostituire il famoso “Mario Rossi” con l’utente a cui disattivare i Messaggi Secondari.

Set-Clutter -Identity mario.rossi@contoso.com -Enable $false

Disabilitare-messaggi-secondari-con-Powershettl

Fig.3: Risultato Powershell

Come ultimo step, solo quando abbiamo finito, meglio terminare la sessione Powershell:

Remove-PSSession $Session

Se avete utilizzato il Metodo 3, 4, 10, 100 che non ho descritto ogni commento è ben accetto!

Disabilitare automapping di una casella condivisa in Exchange 2010 Sp2

Ecco un semplice comando Powershell per rispondere alla domanda: ‘Vorrei disabilitare l‘automapping di una casella condivisa in Exchange 2010. Come posso fare?’

Add-MailboxPermission "Caselle condivisa" -User "Delegato" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

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Problemi di sincronizzazione tra Iphone e Microsoft Exchange 2003

Ieri mi è capitato un problema abbastanza serio vista la quantità di richieste che sopraggiungono ad oggi di connettività tra Exchange e dispositivi mobile.
In pratica quando tentavo di sincronizzare tramite ActiveSync un Iphone al server Microsoft Exchange 2003 sp2 di un cliente non succedeva nulla.
Per la serie “mai dimenticare” dopo aver smadonnato una sera posto una breve nota per chi avesse lo stesso problema. Continua a leggere