O365 – Limitare invio di email per uno specifico utente

Una delle richieste che spesso un system administator riceve dal management aziendale comprende il dover limitare o bloccare temporaneamente l’invio di e-mail all’esterno dell’organizzazione per uno specifico utente o gruppo.

Effettuare questo task in Office 365 non è difficile e per completarlo basta creare delle regole per la gestione del flusso delle e-mail e la parte complicata del lavoro resta il dover spiegare all’utente che gli è stata limitata la possibilità di inviare messaggi di posta elettronica.

In questo articolo voglio illustrare come limitare l’invio di e-mail ma lo stesso procedimento può essere utilizzato per, solo per citarne alcuni, inserire un alert per le mail provenienti dall’esterno o modificare l’oggetto di e-mail.

Creare una regola di restrizione

Per regolamentare il flusso delle e-mail (mail flow) è necessario accedere all’Exchange Admin Center con un’utenza che abbia permessi necessari allo svolgimento di questo compito (Exchange Administrator).

Spostarsi in Mail flow > Rules

Creare una nuova regola con la giusta combinazione di opzione per completare il task che ci è stato richiesto.

Nella caso illustrato nell”immagine sottostante, alla regola è stata dato il nome Resctrict Outbound proprio perché limiterà all’utente specificato la possibilità di inviare e-mail all’esterno dell’organizzazione.

  • Apply this rule if… “The sender is…”: specificare l’utente o il gruppo per la quale applicare la restrizione
  • The recipion is located… “Outside the organization”: In questo modo la policy verrà applicata solo per le e-mail con destionazione esterna. Quelle interne continueranno a essere consegnate regolarmente.
  • Do the following… “Reject the message witj the explanation…”: il messaggio esplicativo da mandare al mittente.

Conclusione

Con la giusta combinazione di opzioni è possibile “giocare” – con la prudenza del caso – e adattare il sistema alle proprie esigenze.

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